快捷键不是高手专属，而是效率起点
很多人还在用鼠标一点一点点菜单栏。其实像复制、粘贴、保存这种高频操作，早该交给键盘。Ctrl+C、Ctrl+V、Ctrl+S 这三个组合每天能帮你省下几十次伸手摸鼠标的动作。再进一步，Ctrl+Z 撤销误操作，Ctrl+F 快速找内容，这些不是什么秘籍，但就是有人不用。
Excel 里跳转也别老靠滚动条。想快速选中整列数据？点击列首字母就行。要从第一行直接跳到最后一行？Ctrl+↓ 键一下到位。表格上千行数据时，这个小动作能省下十几秒，一天积攒下来就是几分钟。
模板比你想象中更实用
每周都要做周报？每次都重做一遍格式和标题？不如花半小时把固定内容存成模板。Word 和 Excel 都支持自定义模板文件，存一次，后面新建文档直接套用。抬头、签名栏、常用表格结构全都在，只需要填变量部分。
比如财务常用的报销单，把公司名称、审批流程、金额栏位都设好，另存为 .dotx 或 .xltx 格式。下次打开直接输入数据，连字体字号都不用调。
公式不是数学题，是自动化工具
Excel 里很多人看到公式就头疼，其实最常用的也就那几个。比如统计销售总额，用 =SUM(C2:C100) 就行。要查某个员工的业绩，=VLOOKUP("张三",A:B,2,0) 能一秒定位。
=IF(D2>=60,"及格","补考")这个 IF 公式在成绩单或考核表里特别常见。分数大于等于60显示“及格”，否则标“补考”。设置完往下拖拽，整列自动判断，比人工看快得多，还不容易错。
数据透视表没那么复杂
部门有三百条订单记录，领导要按区域看销售额。手动分类汇总太费劲。点一下“插入”-“数据透视表”，把区域字段拖到行，金额拖到值，几秒钟结果就出来了。还能随时切换成按月份、按产品类别查看，不用重新整理原始数据。
协作时别再传文件了
项目组五个人改同一份方案，微信群里传来传去，最后谁也不知道哪个是最新版。现在主流办公软件都支持多人在线编辑。腾讯文档、金山文档、Google Docs 都能实时看到别人输入的内容。还能用评论功能直接@同事提问，省去反复发消息确认。
开会前把会议纪要文档提前共享出去，大家一边讨论一边补充要点，会一结束文档基本就成型了。不用再等谁回头整理，效率提升立竿见影。
自动保存和版本历史救过多少人
电脑突然蓝屏，没保存的文档丢了？现在大多数办公软件默认开启自动保存。WPS、Office 365、钉钉文档都会每隔几分钟存一次。更重要的是，它们保留历史版本。误删了一段内容？回退到上一个版本就能找回。这个功能藏得有点深，但关键时刻真能救命。
比如在 WPS 里点“文件”-“备份与恢复”-“历史版本”，能看到过去几天甚至几周的修改记录。谁改了哪一行，什么时候改的，清清楚楚。
把重复操作交给宏或自动化
每个月都要把一堆发票信息整理成表格，步骤完全一样：调整列宽、合并单元格、加边框、改字体。与其每次都手动来一遍，不如录个宏。
在 Excel 开发工具里点“录制宏”，然后正常操作一遍流程。下次遇到同样任务，点“运行宏”，所有步骤自动完成。哪怕你不懂编程，也能用这个功能。
类似的，在 Word 里也可以设置自动替换。比如每次输入“gx”就替换成公司全称，虽然只是个小细节，但一年下来少敲几千个字，手累不累你自己知道。