小王上周重装系统后打开公司配发的Office，弹出提示：‘此产品已超出激活次数限制’。他翻出邮箱里三年前的授权邮件，发现密钥早已失效——不是软件坏了，是授权没管好。
授权不是买完就完事
很多人以为买了正版办公软件，装上就能一直用。其实像WPS、Microsoft 365、Adobe Acrobat这类主流办公工具，大多采用‘订阅制’或‘绑定设备数’模式。比如WPS企业版默认只允许3台设备同时登录；Microsoft 365个人版最多激活5台设备，超了就得手动登出旧设备，否则新电脑连不上服务器。
常见授权类型，一眼看懂
永久授权（买断制）：如老版本Office 2019，付一次钱，终身可用（但不支持升级到2024版）。缺点是不包含云服务和自动更新，安全补丁也逐步停止推送。
订阅授权（按年/月付费）：现在主流办公软件基本都走这条路。好处是随时获取新版功能、自动更新、同步云文档。但一旦停缴费用，软件会降级为‘只读模式’——你能打开文件，但不能编辑、保存，甚至打印按钮都会灰掉。
批量授权（VLK）：适合公司IT管理员。通过KMS服务器或MAK密钥统一部署，可集中控制激活状态、到期时间、是否允许离线使用等。例如某财务部门共28台电脑，用一个VLK密钥批量激活后，在管理后台能看到每台机器的最后心跳时间，哪台半年没联网，一目了然。
自己动手查授权状态
以Windows版Microsoft 365为例：
点开任意Office应用（如Word）→ 文件 → 账户 → 查看‘产品信息’。这里会显示：当前登录账号、订阅到期日、安装设备数、是否启用‘共享给家人’等。如果显示‘需要重新验证’，大概率是网络异常或账号权限变更导致授权令牌失效，此时退出账号再重新登录即可。
WPS用户可进入‘设置 → 账户与安全 → 授权管理’，直接看到已绑定设备列表，点击‘解除绑定’就能腾出名额给新电脑。
授权也能‘搬家’
换新电脑不用慌。只要没超设备上限，原电脑卸载前先执行‘退出登录’或‘解除授权’操作，相当于把许可证‘还回’账户池。WPS在旧电脑点‘设置 → 账户与安全 → 注销账号’；Microsoft 365则在账户页面点‘退出并删除数据’。完成后再在新设备登录，授权就自动转移过去了。
特别提醒：有些盗版激活工具会篡改系统时间或屏蔽微软验证服务，看似‘永久激活’，实则埋下隐患——某次系统更新后可能突然黑屏报错，且无法享受官方技术支持。
企业用户注意这三点
1. 别把密钥写在共享Excel里，更别发群里。建议用密码管理器存，或启用WPS/钉钉/飞书的企业授权中心，由管理员统一分配、回收、审计；
2. 订阅快到期前一周，系统通常会弹窗提醒，但很多员工直接点‘稍后提醒’，结果到期当天全组文档打不开。IT可以提前导出授权清单，用Excel筛选‘到期日≤30天’的账号，批量续费；
3. 员工离职时，务必第一时间在后台禁用其账号，并解绑所有设备——曾有公司因忘记操作，前员工用旧笔记本继续访问内部模板库长达三个月。
授权管理不是IT部门的‘附加题’，而是保障日常办公不卡壳的基本功。花五分钟理清自己用的是哪种授权、剩多少设备名额、还有几天到期，比临时找客服重置快得多。