最近公司用的办公平台老是弹出登录验证，同事小李每次都要输短信验证码，手一抖打错还得重来。其实这就是认证系统在升级过渡期常见的问题——安全加强了，但体验跟不上。特别是在多人协作的办公软件里，认证机制既不能拖慢效率，又得防住风险，得讲究方法。
别再只靠密码了
现在还只用账号密码登录的系统，基本等于大门虚掩。建议直接上多因素认证（MFA）。比如除了密码，再加上手机App生成的一次性码，或者用指纹、人脸识别。很多办公软件如企业微信、钉钉都支持绑定身份验证器，设置一次，后续扫码就行，比等短信快多了。
统一身份管理更省事
公司用了五六种办公工具，每个都要单独注册登录，员工记不住密码就写在便签上，反而更不安全。可以考虑对接统一身份认证系统，比如用LDAP或OAuth 2.0，员工只需一次登录，就能访问所有授权应用。IT部门也能集中管理权限，谁离职了立马停用，不留后患。
智能识别异常登录
系统应该能判断登录行为是否可疑。比如平时都在上海登录的用户，突然从境外IP尝试访问，系统自动触发二次验证，甚至临时冻结账户。这种规则可以基于地理位置、设备指纹、登录时间来设定，不需要每次都打扰用户，关键时候才出手。
给API访问也加上锁
现在很多办公软件支持自动化流程，比如用脚本自动导出报表。这类操作往往通过API进行，但很多人还在用静态密钥，一旦泄露后果严重。建议改用短期有效的令牌（Token），并且设置调用频率限制。例如：
<?php
$token = generate_jwt_token($user, $expire_time); // 生成15分钟内有效的JWT
header("Authorization: Bearer " . $token);
?>留好应急通道
认证升级不能把人卡死在外面。曾经有公司上线新系统，没留恢复方式，结果管理员账号被锁，全员无法办公。建议配置备用验证方式，比如打印的恢复码、指定紧急联系人审批，或者保留一个离线验证入口，关键时刻能救急。
让用户参与进来
升级前发个简短通知，告诉员工“下周一开始扫码登录，提前下载验证App”，比突然切换强太多。还可以在登录页面放个两分钟的小教程，点一下就知道怎么操作。用户体验顺了，抱怨自然就少了。