从一份PPT说起
上周同事小李做了一份项目汇报PPT，密密麻麻贴了十几张表格，颜色五花八门，领导看了两分钟就皱眉。反观隔壁组老王的演示，页面清爽、重点突出，数据图表一目了然。差别在哪？不光是软件操作熟练，关键是有没有把设计原则真正用起来。
对比：让你的重点跳出来
很多人做文档喜欢统一字体、统一字号，结果整页看起来像“一锅粥”。其实只要用好对比，信息层次立刻清晰。比如标题用加粗黑体24号，正文用常规宋体12号，重要数据用红色高亮，其他内容保持灰色。这样一眼就能抓住关键信息。
对齐：别再随手摆放元素
新手做表格或排版时，常把文字左对齐、图片居中、说明文字又右对齐，页面显得杂乱。其实在Word或Excel里，选中多个对象后使用“格式”选项卡中的“对齐”工具，统一左对齐或居中对齐，整个版面立马规整不少。
重复：建立视觉一致性
如果你的报告有十页，每页标题样式都不一样，读者就会感觉混乱。设定一个主色调、一种标题字体、一套项目符号样式，在每一页重复使用。比如所有一级标题都用蓝色微软雅黑加下划线，这样读者看到就知道是新章节开始了。
亲密性：相关内容靠得近
在Excel做报表时，有人把图例放在左上角，数据表甩到右下角，解释文字又塞在底部。这违背了“亲密性”原则。正确的做法是把图表和对应的数据放在一起，说明文字紧贴下方，让它们形成一个视觉组块。
实际案例：优化会议纪要
原来这样写：
会议时间：2024-05-10 参会人：张三 李四 王五 内容讨论了预算问题 最后决定下周再议- 用“会议纪要”作为大标题（对比）
- 各项信息分行排列，统一左对齐（对齐）
- 每项前加相同形状的项目符号（重复）
- 时间、地点、人员归为一组，议题与结论另起一组（亲密性）
调整后的结构更易读，也显得更专业。
别被“设计”吓住
很多人觉得设计是设计师的事，其实办公场景中的设计原则很简单——就是让人看得舒服、找得到重点。下次做Word报告、Excel图表或PPT时，先问自己：有没有对比？是否对齐？样式重复了吗？相关内容够近吗？四个问题过一遍，效果大不一样。