很多人在用办公软件写文档的时候，只顾着把内容写完，却忽略了“设置保存的格式是什么”这个问题。等哪天想在别的设备上打开文件，结果发现排版全乱了，甚至打不开，才意识到当初保存时选错了格式。
常见的保存格式有哪些？
以Word为例，最常用的格式是 .docx，这是Word 2007以后的默认格式，兼容性好，文件也小。如果你还在用老版本的Word，可能就得存成 .doc 格式，不然对方打不开。
另外还有几种常用格式：
- .pdf：适合发给客户或打印，排版不会变，谁打开都一样。
- .txt：纯文本，不带任何格式，适合写代码说明或简单记录。
- .rtf：富文本格式，能在不同软件之间保留基本样式。
Excel和PPT也一样重要
Excel里经常要跟别人共享数据，如果保存成 .xlsb 格式，打开速度快，适合大文件；但大多数人还是用 .xlsx，通用性强。要是想让别人只能看不能改，可以另存为 .pdf 或设置密码保护。
PPT的话，除了 .pptx，还可以保存成视频格式，比如 .mp4，方便直接播放，特别适合做汇报材料。
怎么设置默认保存格式？
打开Word，点“文件”→“选项”→“保存”，就能看到“将文件保存为此格式”的下拉菜单。你可以把它改成 .pdf 或 .doc，以后每次点“另存为”，默认就会用这个格式。
文件 → 选项 → 保存 → 将文件保存为此格式Excel和PPT的操作路径也差不多，都是在“选项”里的“保存”栏目下调整。
举个实际例子
小李写了个项目方案，用的是最新版Word，直接点了保存就发给领导。结果领导用的是旧电脑，打不开 .docx 文件，急得打电话问他怎么办。后来小李学会了，重要文件一律另存为PDF再发，再也不出问题了。
所以说，别小看“设置保存的格式是什么”这件事。花一分钟选对格式，能省下后面半小时的麻烦。